Sin ninguna duda, una de las preguntas más habituales que hacen los clientes en su visita anual para elaborar la Declaración de IRPF, y que aún respondiéndola sabes que volverán a hacértela más adelante, es:
¿CUÁNTO TIEMPO DEBO CONSERVAR MI DECLARACIÓN DE RENTA?
Para la mayor parte de personas, una vez presentada la declaración de renta, el trámite queda en el pasado. Con independencia de si fue a ingresar o a devolver, la dejan olvidada en un cajón y la ignoran. Hasta el momento en que el cajón tiene las de varios años y empieza a ocupar demasiado espacio. En este punto, hay que diferenciar dos documentos:
- El impreso (modelo 100 de la AEAT) propiamente.- La documentación necesaria para elaborarlo.
El impreso de la declaración de IRPF
Este formulario no tiene mayor valor que un recibo del cargo de un seguro. Únicamente acredita que se presentó la declaración. Actualmente, una gran parte de las declaraciones se presentan telemáticamente (bien porque las elabora un funcionario en Hacienda, se confirma el borrador o un asesor en su despacho la presenta, entre otras opciones). Es muy cómodo y en el mismo momento de hacerlo se obtiene un documento que acredita su presentación. La gran ventaja de este sistema es que los servidores de la AEAT conservan una copia en PDF de la declaración y es posible volver a descargársela cuando sea necesario. Es decir, no hace falta guardar la declaración.
La documentación financiera y personal
El impreso se elabora a partir de un borrador de renta, complementado con la información que envían los bancos de fondos, intereses y cuentas. También con los certificados de rendimientos de trabajo, las liquidaciones de alquileres y cualquier otra operación sujeta al impuesto. Esta documentación, con frecuencia, la AEAT no la tiene o la que posee es imprecisa / errónea. En caso de comprobación de la declaración, siempre nos pedirán que la aportemos para revisar los datos declarados. Luego son estos papeles lo que sí hay que conservar.
Plazo de conservación
La Administración Tributaria dispone de 4 años para comprobar nuestra declaración, a contar desde el último día en que sea posible presentarla. Esta fecha es el 30 de junio, no el día en que la presentamos nosotros. Eso significa:
- Declaración de IRPF de 2012: conservar hasta el 30/06/2017
- Declaración de IRPF de 2013: conservar hasta el 30/06/2018
- Declaración de IRPF de 2014: conservar hasta el 30/06/2019
- ...etc.
En algunos foros y noticias se habla de un plazo de 5 años. Esto era así con la normativa anterior, que ya no está vigente.
Advertencia: el plazo de los 4 años es aplicable a la mayoría de declaraciones. Si bien algunas, por motivos especiales, puede ser mayor. Este sería el caso de tener pérdidas pendientes de compensar. Podemos tener unas pérdidas de 2010 y las compensamos en la declaración de 2013. Teóricamente, desde el 30 de junio de 2015 no deberían poder solicitarnos la documentación que acredita las pérdidas, pero como afectan a una declaración de 2013, en realidad habrá que guardarlas hasta 2018. En caso de duda, lo mejor es siempre consultar a un profesional.
En resumen: en el caso de la declaración de IRPF 2013, lo recomendable es guardar en un sobre toda la documentación hasta el 30 de junio de 2018.
